Smoobu rend un vrai service de centralisation multi-portails. Sa documentation dit très bien où cliquer. Ce qu'elle ne réunit jamais au même endroit, c'est l'écran exact et la limite qui borne l'outil. Les libellés ci-dessous sont ceux relevés dans la documentation officielle en français.
Cet article concerne
Ce que Smoobu appelle un modèle de message
Le point d'entrée est Expérience > Communication. Le bouton Créer n'ouvre pas directement un texte vide : il propose d'abord la fenêtre Remplir à partir d'un modèle, avec deux boutons, Utilise le modèle sélectionné et Créer un message à partir de zéro.
C'est utile à savoir pour une raison simple. Smoobu réunit dans une même fiche le contenu du message et sa programmation. Si vous cherchez le texte, vous êtes déjà au bon endroit. Si vous cherchez le déclenchement, il est plus bas dans la même fiche.
L'écran Modèle de message, champ par champ
L'écran réel. La colonne de droite liste les balises disponibles, reprises plus bas. Le détail champ par champ suit, parce qu'une capture de formulaire dense ne se lit pas sur un téléphone.
Capture publiée par Smoobu dans sa documentationModèle de message
Expérience > Communication > Créer
- Sujet
Sert surtout au courrier électronique. Sur un portail, le voyageur voit le corps du message.
- Entrez le texte ici
La zone principale, avec un lien éditeur HTML si vous voulez reprendre la mise en forme à la main.
- Ajouter une langue
Chaque langue garde son propre texte. Les balises, elles, gardent le même nom.
- Propriétés
Limite le modèle à certains logements. La ligne d'aide précise que si rien n'est sélectionné, la valeur par défaut est Tous.
- Portails
Le libellé complet est Sélectionnez le ou les portails pour ce modèle de message. C'est ici qu'un modèle se réserve à un canal.
- Destinataire
- Voyageur
Les champs Cc / Cci servent au courrier électronique.
- Ajouter une facture
Joint une facture existante. Sans facture créée, le message n'est pas envoyé du tout.
- Rappel de paiement
Réserve l'envoi aux réservations impayées. Smoobu a une documentation dédiée à ce cas.
Ce premier écran suffit pour préparer un modèle propre par logement et par canal. Si vos consignes changent beaucoup d'un bien à l'autre, c'est ici qu'il faut être strict : le message générique vient presque toujours d'un filtre Propriétés laissé trop large.
L'écran de programmation et ses cinq déclencheurs
La programmation se trouve dans la même fiche. Le point de départ est la case Envoyer automatiquement ?. Une fois cochée, trois champs demandent le repère et l'heure d'envoi.
Le menu Déclencheur ouvert sur ses cinq valeurs, telles que Smoobu les affiche.
Capture publiée par Smoobu dans sa documentationProgrammation du message
Modèle de message > Envoyer automatiquement ?
- Heure d'envoi du message
Le moment relatif de l'envoi. C'est sur ce champ que porte la borne de dix jours.
- Déclencheur
Les cinq valeurs sont Notification de réservation, Arrivée, Départ, Annulation et Formulaire d'enregistrement en ligne complété.
- Heure
L'heure de départ du message. Les boutons en bas de l'écran sont Sauvegarder et Annuler.
Smoobu sait donc très bien faire partir un message à partir d'un événement de réservation. Il ne construit pas une logique de dialogue. C'est la différence à garder en tête si vous arrivez depuis les messages automatiques Airbnb ou depuis un autre PMS.
Les balises ne se traduisent pas
La personnalisation passe par des balises, remplacées au moment de l'envoi. Le point rarement écrit noir sur blanc : une balise garde le même nom dans chaque langue. On traduit la phrase autour, jamais le code.
Les balises listées sur cet écran sont [guestName], [firstGuestName], [lastGuestName], [apartment], [apartmentNameLong], [guestPhone], [guestEmail], [arrivalDate], [departureDate], [channel], [bookingId], [arrivalTime], [departureTime], [numberOfNights], [adults], [children] et [persons]. Une faute de frappe ne bloque pas l'envoi : la balise part telle quelle au voyageur, crochets compris.
Le plafond de dix jours, le réglage que tout le monde rate
La borne est nette : la date d'envoi va jusqu'à dix jours avant l'arrivée ou dix jours après le départ. Il n'existe aucun réglage pour aller plus loin.
Ce réglage ressemble à un détail de date. Il décide en réalité si votre séquence peut vivre dans Smoobu seule. Quand elle doit aller plus loin, il y a deux options : resserrer la séquence dans la fenêtre ou laisser le PMS fournir logements, réservations et messages puis faire partir la séquence au-dessus.
C'est ce que change une couche de messagerie posée sur le PMS. Elle garde trois messages système par réservation, plus un nombre libre de messages personnalisés par logement, avec un décalage signé de -30 à +30 jours sur la date d'arrivée ou de départ, un créneau horaire et une activation message par message. Chaque message existe en deux modes : en strict, le défaut en production, le gabarit part mot pour mot ; en reinterpret, il est rédigé à nouveau au moment de l'envoi, dans votre ton, avec les consignes du logement et l'historique. Votre gabarit reste la version de référence.
La même logique se retrouve chez d'autres PMS sous d'autres noms d'écran. Beds24 et ses Auto Actions montrent bien ce qui relève du déclencheur et ce qui relève ensuite du traitement des réponses.
Ce qu'une programmation Smoobu ne fait pas
Une programmation Smoobu part d'un repère de réservation. Elle n'attend pas un message entrant pour décider quoi dire : elle ne répond pas au voyageur et ne branche aucune condition du type « si le voyageur demande une arrivée anticipée, alors proposer tel créneau ».
C'est une limite normale pour un système de modèles et de déclencheurs. Elle n'enlève rien à l'intérêt de Smoobu pour centraliser les canaux. Elle dit simplement où le mécanisme s'arrête.
L'alias d'expédition ne suit pas Airbnb ni Booking.com
L'alias @host.smoobu.com sert au courrier électronique. Il n'est pas utilisé pour les messages Airbnb et Booking.com, qui partent par la messagerie des portails eux-mêmes. Si vous vouliez un même expéditeur visible partout, cette différence est à intégrer dès le départ.
Brancher Sentioo au-dessus de Smoobu
Smoobu reste la source des logements, des réservations et des messages. La connexion tient en deux étapes, reprises dans comment ça marche.
SmoobuAPI SettingsGenerate API Key
Smoobu génère une clé et un secret. Le point à ne pas rater est le secret : il n'est affiché qu'une seule fois. Copiez les deux au moment de la création.
SmoobuWebhook
Collez l'URL fournie par Sentioo dans le champ webhook, puis activez l'événement Nouveau message. Sans cette étape, la synchronisation se fait quand même, simplement moins vite.
Vous choisissez le niveau de délégation- CopiloteSentioo prépare la réponse. Vous relisez puis vous envoyez.
- HybrideSentioo répond seul sur vos plages horaires et vous laisse la main sur les autres.
- AutopiloteSentioo répond seul. Ce qui sort du cadre connu remonte vers vous au lieu d'être inventé.
Qui fait quoi
| Programmation Smoobu | Message programmé Sentioo | Réponse au voyageur | |
|---|---|---|---|
| Point de départ | Déclencheur de réservation | Date d'arrivée ou de départ | Message du voyageur |
| Fenêtre de date | Dix jours avant l'arrivée, dix après le départ | De -30 à +30 jours | Sans objet |
| Base du texte | Modèle fixe avec balises | Votre gabarit | Le fil, la réservation et la base du logement |
| Relit l'historique | Non | Oui en mode reinterpret | Oui |
| Condition sur un message entrant | Non | Non | Oui |
| Contrôle | Réglage dans Smoobu | Strict ou reinterpret | Copilote, hybride ou autopilote |
Si votre besoin tient dans une séquence courte, Smoobu suffit souvent. Le changement de catégorie arrive au moment où il faut dépasser dix jours, adapter le texte au contexte du séjour ou traiter les réponses elles-mêmes.
