Beds24 spreekt niet over automatische berichten maar over Auto Actions: een handeling die afgaat wanneer een boeking aan een voorwaarde voldoet. Een bericht versturen is er daar één van, naast de sms, de factuur en de webhook.
Dit artikel gaat over
Het scherm, veld voor veld
Vanuit (SETTINGS) GUEST MANAGEMENT > AUTO ACTIONS opent de knop Create New Action een lege actie. Ze wordt in twee stappen ingesteld: eerst wanneer ze uitgaat, daarna wat ze doet. De interface staat in het Engels, ook in een Nederlandstalige account. De labels hieronder zijn dus die van het scherm.
Het echte scherm van een Auto Action, met het tabblad Messaging geselecteerd. De tabbladenbalk toont alles wat een Auto Action naast het bericht kan afvuren: sms, factuur, webhook. De officiële wiki van Beds24 publiceert geen enkele schermafbeelding.
Schermafbeelding gepubliceerd door ChargeAutomation in hun documentatie over Beds24Tabblad Trigger · wanneer de actie uitgaat
SETTINGS > GUEST MANAGEMENT > AUTO ACTIONS > Trigger
- Trigger Event
- Before Check-in
Het referentiepunt. De andere waarden zijn
After Booking,Check-in,Check-outenAfter Check-out. - Trigger Time
- -3 days
De afwijking ten opzichte van die referentie. Dit paar vervangt het idee van «dag -3».
- Time Window
De tijd waarin de actie in aanmerking blijft komen. Een te smal venster laat boekingen die 's nachts ontstaan ontsnappen.
- Booking Status
- All not cancelled
De nuttigste bescherming op het scherm. Zonder haar blijft een geannuleerde boeking haar aankomstinstructies krijgen.
- Booking Source
- All
Laat toe een reeks aan één kanaal voor te behouden. De waarden dekken
Direct,Booking.com,Expedia,Channel ManagerenIcal Import. - Between Booking and Check in
- 3
De minimale afstand tussen de boeking en de aankomst. Dit is het veld dat dubbels voorkomt. Verderop staat het uitgewerkt.
- Property
- All visible in account
U moet dit beperken zodra de instructies van woning tot woning verschillen. Eén actie voor het hele bestand is meestal het beginpunt van het algemene bericht.
Tabblad Messaging · wat de actie verstuurt
SETTINGS > GUEST MANAGEMENT > AUTO ACTIONS > Messaging
- Trigger Action
- Auto
Manualmaakt de actie klaar zonder ze uit te voeren. Nuttig om een nieuwe reeks een week te bekijken voor u ze zelf laat uitgaan. - Subject
Dient voor e-mail. In de berichtenmodule van een platform gaat alleen de tekst mee.
- Message Text
De tekst van het bericht. Dynamische velden zijn codes tussen vierkante haken, die bij verzending worden ingevuld.
De vier codes die hier gebruikt worden komen van de pagina Template Variables, aangehaald als bron. Een code van een ander platform overnemen faalt niet luidruchtig: hij verschijnt zoals hij is bij de gast, haken inbegrepen.
Het veld dat dubbels voorkomt
Between Booking and Check in is de instelling die reeksen het vaakst missen. Ze begrenst de afstand tussen het moment van boeken en de aankomst.
Zonder haar vuurt een boeking van twee dagen vooraf op dezelfde dag de bevestiging af, de intussen zinloze instructies van dag -3 en het ochtendbericht. Met een waarde van 3 in de actie van dag -3 gaat die actie niet uit. Een tweede actie, voorbehouden aan late boekingen, neemt het dan over met één enkel bericht.
Het is de vertaling in Beds24 van een regel die overal geldt, met de volledige reeks beschreven in de zes berichtsjablonen.
Wat een Auto Action niet doet
Een Auto Action vertrekt van een boekingsvoorwaarde. Een binnengekomen bericht is dat niet. Alles wat na de verzending komt, valt dus buiten het mechanisme, hoe netjes de instelling ook is.
Sentioo boven op Beds24 aansluiten
Beds24 blijft de bron van de woningen, de boekingen en de berichten. De koppeling verloopt via een uitnodigingscode, in twee stappen die staan beschreven bij hoe het werkt.
Beds24Een API-token aanmaken
Vanuit Sentioo opent de koppellink de aanmaakpagina met de rechten al aangevinkt. Kies bij Property Access voor All owned or linked to account, en daarna Generate invite code.
SentiooDe code plakken
De code plakt u één keer. De woningen en de gespreksgeschiedenis komen daarna vanzelf binnen.
U bepaalt hoe ver Sentioo gaat- CopiloteHet antwoord is geschreven en wacht op u. U leest het na, verbetert het waar nodig, en verstuurt het.
- HybrideSentioo antwoordt alleen binnen uw tijdvensters en laat u daarbuiten de leiding.
- AutopiloteHet antwoord gaat vanzelf uit. Wat buiten het bekende kader valt, komt bij u terecht in plaats van verzonnen te worden.
Wie doet wat
| Auto Action van Beds24 | Aangepast bericht | Antwoord aan de gast | |
|---|---|---|---|
| Wat het afvuurt | Boekingsvoorwaarde | De voorziene datum | Wanneer de gast schrijft |
| Basis van de tekst | Vooraf klaargezet sjabloon | Uw oorspronkelijke sjabloon | Het gesprek en de instructies van de woning |
| Leest het gesprek terug | Nee | Ja | Ja |
| Rol van Beds24 | Het mechanisme zelf | Bron van de gegevens | Bron van de gegevens |
| Buiten het bekende kader | Later te behandelen | Niet van toepassing | Komt bij u terecht |
Een bevestiging, aankomstinstructies, een vertrekherinnering: de Auto Actions dekken dat terrein en volstaan. Laat één actie netjes werken en dupliceer ze daarna. De behoefte verandert wanneer gasten veel antwoorden: dan is het geen triggerprobleem meer maar een kwestie van antwoorden afhandelen.
De instellingen die het echte gedrag bepalen
After Booking, Before Check-in, Check-in, Check-out en After Check-out. Ze zijn niet uitwisselbaar, ook niet wanneer ze op dezelfde dag lijken uit te komen. After Booking vertrekt van een gebeurtenis die maar één keer plaatsvindt, het registreren van de boeking, terwijl Before Check-in vertrekt van een datum die nog kan verschuiven. Bij een later gewijzigde boeking volgt een actie die aan de aankomst hangt de nieuwe planning. Een actie die aan de boeking hangt blijft staan waar ze stond.-3 days voor de aankomst of +1 day na het vertrek. Dit paar vervangt het idee van «dag -3» uit met de hand geschreven reeksen. De klassieke fout is de referentie wijzigen zonder de afwijking te wijzigen: van Before Check-in naar After Check-out gaan met behoud van -3 days levert een actie op die drie dagen voor het vertrek uitgaat, wat met geen enkele bedoeling overeenkomt. Lees beide velden altijd samen na.All not cancelled verhindert dat een geannuleerde boeking haar aankomstinstructies blijft krijgen. Het is een stil gebrek: het levert geen enkele foutmelding op, alleen een bericht aan iemand die niet komt, vaak met een toegangscode. Het loont om die controle op alle bestaande acties te doen en niet alleen op de nieuwe, want een reeks die is opgezet voordat de annulering bestond, houdt de oorspronkelijke instelling.Direct, Booking.com, Expedia, Channel Manager en Ical Import. Het nuttigste gebruik is niet de toon per kanaal aanpassen maar dubbels vermijden: verstuurt een platform al zijn eigen bevestiging, dan kan uw actie het uitsluiten en alleen de directe boeking bedienen. Het tweede gebruik is de betaling, waarvan de modaliteiten per kanaal verschillen, waardoor één enkele tekst bijna altijd ergens onjuist is.-3 days belet haar uit te gaan voor een boeking van twee dagen vooraf. De instelling is pas compleet met een tweede actie, voorbehouden aan late boekingen, die bevestiging en instructies in één verzending samenvoegt. De grens instellen zonder die tweede actie te maken, levert het omgekeerde van het doel op: de gast met haast krijgt de minste informatie.Manual maakt de actie klaar zonder ze uit te voeren. Het is de enige manier om te zien wat een nieuwe reeks op echte boekingen zou doen voor u ze zelf laat uitgaan. Eén week volstaat doorgaans om de twee gebruikelijke gebreken te zien: een verzending die bij een kort verblijf op het verkeerde moment valt, en een dynamisch veld dat niet wordt ingevuld. Het tabblad Test dient voor de losse controle, terwijl Manual dient om over de tijd te observeren.Message Text, ook wat op een titel lijkt. Het onderwerp blijft voor u nuttig, als ordeningskenmerk in uw eigen postvak wanneer u een kopie van de verzending krijgt.
