Smoobu levert een echte dienst om meerdere portalen te bundelen. De documentatie zegt heel goed waar u moet klikken. Wat ze nergens op één plek samenbrengt, is het precieze scherm en de grens die het gereedschap afbakent. De labels hieronder komen uit de officiële documentatie.
Dit artikel gaat over
Wat Smoobu een berichtsjabloon noemt
Het instappunt is Ervaring > Communicatie. De knop Aanmaken opent niet meteen een lege tekst: eerst verschijnt het venster Invullen vanuit een sjabloon, met twee knoppen, Het geselecteerde sjabloon gebruiken en Een bericht van nul maken.
Dat is om een eenvoudige reden goed te weten. Smoobu bundelt de inhoud van het bericht en de planning ervan in dezelfde fiche. Zoekt u de tekst, dan zit u al goed. Zoekt u de trigger, dan staat die lager in diezelfde fiche.
Het scherm Berichtsjabloon, veld voor veld
Dit is het echte scherm. De rechterkolom somt de beschikbare labels op, die hieronder staan uitgeschreven. Het detail veld voor veld volgt daarna, want een dicht ingevuld formulier leest niet op een telefoon. De interface staat in het Frans omdat deze labels daar zijn nagekeken.
Schermafbeelding gepubliceerd door Smoobu in hun documentatieBerichtsjabloon
Ervaring > Communicatie > Aanmaken
- Onderwerp
Dient vooral voor e-mail. Op een portaal ziet de gast de tekst van het bericht.
- Schrijf de tekst hier
Het hoofdveld, met een link HTML-editor als u de opmaak met de hand wilt bijwerken.
- Een taal toevoegen
Elke taal houdt haar eigen tekst. De labels houden daarentegen dezelfde naam.
- Accommodaties
Beperkt het sjabloon tot bepaalde woningen. De hulpregel verduidelijkt dat als u niets selecteert, de standaardwaarde Alle is.
- Portalen
Het volledige label luidt Selecteer het portaal of de portalen voor dit berichtsjabloon. Hier houdt u een sjabloon aan één kanaal voor.
- Ontvanger
- Gast
De velden Cc / Bcc dienen voor e-mail.
- Een factuur toevoegen
Voegt een bestaande factuur bij. Zonder aangemaakte factuur wordt het bericht helemaal niet verstuurd.
- Betalingsherinnering
Houdt de verzending voor aan onbetaalde boekingen. Smoobu heeft daar aparte documentatie over.
Dit eerste scherm volstaat om per woning en per kanaal een net sjabloon klaar te zetten. Verschillen uw instructies sterk van pand tot pand, dan moet u hier streng zijn: het algemene bericht komt bijna altijd voort uit een filter Accommodaties dat te ruim is blijven staan.
Het planningsscherm en zijn vijf triggers
De planning staat in dezelfde fiche. Het vertrekpunt is het vakje Automatisch versturen?. Zodra het aangevinkt is, vragen drie velden om de referentie en het verzenduur.
Het menu Trigger open op zijn vijf waarden, zoals Smoobu ze toont.
Schermafbeelding gepubliceerd door Smoobu in hun documentatiePlanning van het bericht
Berichtsjabloon > Automatisch versturen?
- Verzendmoment van het bericht
Het relatieve moment van verzending. Op dit veld slaat de grens van tien dagen.
- Trigger
De vijf waarden zijn Boekingsmelding, Aankomst, Vertrek, Annulering en Online inschrijfformulier ingevuld.
- Uur
Het uur waarop het bericht uitgaat. De knoppen onderaan het scherm zijn Opslaan en Annuleren.
Smoobu laat een bericht dus prima uitgaan op basis van een boekingsgebeurtenis. Het bouwt geen dialooglogica. Dat is het verschil om in gedachten te houden als u van de automatische berichten van Airbnb of van een ander PMS komt.
De labels worden niet vertaald
Het personaliseren verloopt via labels, die bij verzending worden ingevuld. Het punt dat zelden voluit wordt geschreven: een label houdt in elke taal dezelfde naam. U vertaalt de zin eromheen, nooit de code.
De labels op dit scherm zijn [guestName], [firstGuestName], [lastGuestName], [apartment], [apartmentNameLong], [guestPhone], [guestEmail], [arrivalDate], [departureDate], [channel], [bookingId], [arrivalTime], [departureTime], [numberOfNights], [adults], [children] en [persons]. Een tikfout blokkeert de verzending niet: het label vertrekt zoals het is naar de gast, haken inbegrepen.
Het plafond van tien dagen, de instelling die iedereen mist
De grens is duidelijk: de verzenddatum reikt tot tien dagen voor de aankomst of tien dagen na het vertrek. Er bestaat geen instelling om verder te gaan.
Die instelling lijkt een detail van datums. In werkelijkheid bepaalt ze of uw reeks binnen Smoobu alleen kan leven. Moet u verder gaan, dan zijn er twee opties: de reeks binnen het venster samendrukken, of het PMS woningen, boekingen en berichten laten aanleveren en de reeks er bovenop laten uitgaan.
Dat is wat een berichtenlaag boven op het PMS verandert. Ze houdt drie systeemberichten per boeking, plus een vrij aantal eigen berichten per woning, met een afwijking met teken van -30 tot +30 dagen rond de aankomst- of vertrekdatum, een tijdvenster en een activering per bericht. Elk bericht bestaat in twee modi: in strikt, de standaard in productie, gaat het sjabloon er woord voor woord uit; in herschreven wordt het bij verzending opnieuw geformuleerd, in uw toon, met de instructies van de woning en de geschiedenis. Uw sjabloon blijft de maatgevende versie.
Dezelfde logica vindt u in andere PMS onder andere schermnamen. Beds24 en zijn Auto Actions tonen goed wat van de trigger afhangt en wat daarna van het afhandelen van de antwoorden.
Wat een planning van Smoobu niet doet
Een planning van Smoobu vertrekt van een boekingsreferentie. Ze wacht niet op een binnengekomen bericht om te bepalen wat ze zegt: ze antwoordt niet aan de gast en ze koppelt niets aan een voorwaarde van het type «als de gast vroeger wil aankomen, stel dan dat tijdstip voor».
Dat is een normale grens voor een systeem van sjablonen en triggers. Het haalt niets af van het nut van Smoobu om kanalen te bundelen. Het zegt alleen waar het mechanisme ophoudt.
Het afzenderalias volgt Airbnb en Booking.com niet
Het alias @host.smoobu.com dient voor e-mail. Het wordt niet gebruikt voor de berichten van Airbnb en Booking.com, die via de berichtenmodule van de portalen zelf uitgaan. Wilt u overal dezelfde zichtbare afzender, dan moet u dit verschil vanaf het begin inbouwen.
Sentioo boven op Smoobu aansluiten
Smoobu blijft de bron van de woningen, de boekingen en de berichten. De koppeling past in twee stappen, beschreven bij hoe het werkt.
SmoobuAPI SettingsGenerate API Key
Smoobu maakt een sleutel en een geheim aan. Wat u niet mag missen is het geheim: het wordt maar één keer getoond. Kopieer allebei op het moment van aanmaken.
SmoobuWebhook
Plak het adres dat Sentioo u geeft in het webhookveld, en zet de gebeurtenis Nieuw bericht aan. Zonder deze stap loopt de synchronisatie toch, alleen trager.
U kiest het niveau van uitbesteding- CopiloteSentioo bereidt het antwoord voor. U leest het na en verstuurt het.
- HybrideSentioo antwoordt alleen binnen uw tijdvensters en laat u daarbuiten de leiding.
- AutopiloteSentioo antwoordt zelf. Wat buiten het bekende kader valt, komt bij u terecht in plaats van verzonnen te worden.
Wie doet wat
| Planning van Smoobu | Gepland bericht van Sentioo | Antwoord aan de gast | |
|---|---|---|---|
| Vertrekpunt | Boekingstrigger | Aankomst- of vertrekdatum | Bericht van de gast |
| Datumvenster | Tien dagen voor aankomst, tien na vertrek | Van -30 tot +30 dagen | Niet van toepassing |
| Basis van de tekst | Vast sjabloon met labels | Uw sjabloon | Het gesprek, de boeking en de kennisbank van de woning |
| Leest de geschiedenis terug | Nee | Ja in herschreven modus | Ja |
| Voorwaarde op een binnengekomen bericht | Nee | Nee | Ja |
| Controle | Instelling binnen Smoobu | Strikt of herschreven | Copiloot, hybride of automatische piloot |
Past uw behoefte in een korte reeks, dan volstaat Smoobu vaak. De categorie verandert op het moment dat u voorbij tien dagen moet, de tekst aan de context van het verblijf moet aanpassen of de antwoorden zelf moet afhandelen.
