Een automatisch bericht gaat uit op een vooraf bepaald moment, met een vooraf bepaalde tekst. Zeer doeltreffend voor wat niet verandert. Zonder effect op de rest. Dit zijn de drie stappen, in de volgorde waarin ze zich stellen.
- Verzendingen plannenWat Airbnb en Booking kunnen, plus een sjabloon om over te nemen
- De grens van één tekstHet herhaalt wat de gast al weet en negeert de woning
- Aanpassen en antwoordenWat Sentioo toevoegt op het moment dat het bericht uitgaat
Wat Airbnb en Booking al toelaten
Beide platforms bieden hun eigen automatische berichten aan. U schrijft een tekst, koppelt die aan een moment in de boeking, voegt velden toe zoals de naam of de data, en het bericht gaat vanzelf uit.
De vraag is dus niet of het kan. Het echte punt is dat u dezelfde reeks op elk platform apart moet instellen, en ze daarna overal bijhouden. Vandaar de reflex om die verzendingen vanuit het PMS aan te sturen.
Het nuttigste bericht van de reeks is dat van de avond voor aankomst. Het is kort van opzet: een lang bericht is een bericht dat de gast niet uitleest. Wat hij niet gelezen heeft, zal hij opnieuw vragen.
Vijf andere momenten maken de reeks compleet. Ze staan bij elkaar in de zes sjablonen om over te nemen, met wat u er beter uit haalt.
Dezelfde tekst voor iedereen gaat op den duur storen
Drie grenzen duiken op in vrijwel elke gids uit de sector:
- Geen bericht halverwege het verblijf dat afhangt van de verblijfsduur.
- Geen natuurlijke uitbreiding naar andere platforms dan dat waarop het bericht is ingesteld.
- Weinig aanpassing van de ene woning aan de andere.
Ze hebben dezelfde wortel: de tekst wordt bepaald voordat de situatie bestaat. Het is geen ontbrekende instelling, het is de aard van het mechanisme. Een sjabloon weet niet dat de gast gisteren al schreef, dat hij de code al kreeg of dat hij met de trein komt en niets om parkeren geeft.
Het bericht aanpassen voor verzending
U houdt de controle over de planning en over de tekst. Wat verandert is wat er gebeurt in de seconde dat het bericht uitgaat: ofwel gaat uw sjabloon er woordelijk uit, ofwel herschrijft Sentioo het met behoud van uw toon, de geschiedenis van het gesprek en de kennisbank van de woning.
Dit is hetzelfde bericht, voor een gast die gisteren schreef dat hij met de trein komt en die de code al heeft gekregen.
Sjabloon woordelijk verstuurd
Hallo Julien, we kijken ernaar uit u morgen in de woning te ontvangen. Binnenkomen gaat zelfstandig vanaf 17 uur. Dit is de code van de sleutelkluis: 4826. Komt u met de auto, dan kunt u parkeren op het terrein achter het gebouw. Wilt u ook uw aankomsttijd bevestigen?
Het begroet opnieuw, geeft opnieuw een al doorgegeven code, praat over parkeren tegen iemand die met de trein komt en vraagt opnieuw naar een al meegedeeld uur.
Herschreven door Sentioo
De woning is klaar vanaf 17 uur, dus uw aankomst om 20 uur levert geen enkel probleem op. De code die gisteren in dit gesprek is gestuurd, blijft geldig. Heeft uw trein vertraging, laat het hier weten.
Zelfde trigger, zelfde tijdstip, zelfde uitgangssjabloon. Het bericht zet het gesprek voort in plaats van het opnieuw te beginnen.
Uw sjabloon blijft de maatgevende versie. Het gaat er woordelijk uit als u dat verkiest, en het dient als basis wanneer u Sentioo het laat aanpassen. De keuze staat per bericht.
De planning volgt dezelfde logica: bij de drie systeemberichten per boeking komen eigen berichten per woning, zonder aantalsbeperking, tot dertig dagen voor of na de aankomst- of vertrekdatum.
Verbonden met uw PMS
Na de verzending, de afhandeling van de antwoorden
Dat is de stap waar gidsen over dit onderwerp bijna altijd aan voorbijgaan: ze stoppen bij het versturen. Toch vraagt een goed verstuurd bericht meestal een antwoord, over de aankomst, de toegang, de wifi, het parkeren of een laat vertrek.
U bepaalt hoe ver Sentioo gaat- CopiloteHet antwoord is geschreven en wacht op u. U leest het na, verbetert het waar nodig, en verstuurt het.
- HybrideSentioo antwoordt alleen binnen de tijdvensters die u aanduidt en laat u daarbuiten de leiding.
- AutopiloteHet antwoord gaat vanzelf uit. Wat buiten het bekende kader valt, komt bij u terecht in plaats van verzonnen te worden.
Niet alles laat zich met een tekst oplossen. Zodra er een handeling ter plaatse nodig is of een afweging die aan u toekomt, hoort de leiding bij u terug te komen. De goede vraag is niet alleen welke berichten u wanneer verstuurt. Het is ook wie het volgende antwoord voor zijn rekening neemt.
Vast bericht, aangepast bericht, antwoord
| Vast bericht | Aangepast bericht | Antwoord aan de gast | |
|---|---|---|---|
| Wanneer het uitgaat | Op de voorziene datum | Op dezelfde datum | Wanneer de gast schrijft |
| Basis van het bericht | Uw goedgekeurde tekst | Uw oorspronkelijke sjabloon | Het gesprek en uw instructies |
| Houdt rekening met het gesprek | Nee | Ja | Ja |
| Instructies van de woning | Als ze in het sjabloon staan | Gelezen bij verzending | Gelezen bij het antwoorden |
| Meerdere platforms | Elk apart instellen | Eén keer | Eén keer |
| Wat buiten het kader valt | Niet van toepassing | Niet van toepassing | Komt bij u terecht |
Hoe kiezen
Eén of twee woningen, één platform, een vaste tekst: het gereedschap van Airbnb volstaat. U blijft binnen het platform en voegt geen gereedschap en geen regel toe.
Meerdere platforms of een reeks die vaak verandert: het PMS wordt de juiste plek om vanuit te sturen, in plaats van dezelfde instellingen in elk extranet te herhalen. De instelling in Beds24 geeft een volledig voorbeeld.
Wanneer de vraag niet meer is wanneer u verstuurt maar wie erachter antwoordt: dat is een ander terrein. Niet het aantal woningen beslist dat, maar het aantal onvoorziene vragen. Eén veelgevraagd pand kost soms meer tijd dan vijf rustige panden.
