Beds24 no habla de mensajes automáticos sino de Auto Actions: una acción disparada cuando una reserva cumple una condición. Enviar un mensaje es una de ellas, junto al SMS, la factura y el webhook.
Este artículo trata de
La pantalla, campo a campo
Desde (SETTINGS) GUEST MANAGEMENT > AUTO ACTIONS, el botón Create New Action abre una acción vacía. Se configura en dos tiempos: primero cuándo sale, luego qué hace. La interfaz está en inglés, incluso en una cuenta en español. Las etiquetas de abajo son, por tanto, las de la pantalla.
La pantalla real de una Auto Action, con la pestaña Messaging seleccionada. La barra de pestañas muestra todo lo que una Auto Action puede disparar además del mensaje: SMS, factura, webhook. El wiki oficial de Beds24 no publica ninguna captura.
Captura publicada por ChargeAutomation en su documentación de Beds24Pestaña Trigger · cuándo sale la acción
SETTINGS > GUEST MANAGEMENT > AUTO ACTIONS > Trigger
- Trigger Event
- Before Check-in
El punto de referencia. Los otros valores son
After Booking,Check-in,Check-outyAfter Check-out. - Trigger Time
- -3 days
El desfase respecto a esa referencia. Es esta pareja la que sustituye la noción de «día -3».
- Time Window
El tiempo durante el cual la acción sigue siendo elegible. Una ventana demasiado corta deja escapar las reservas creadas de madrugada.
- Booking Status
- All not cancelled
La protección más útil de la pantalla. Sin ella, una reserva cancelada sigue recibiendo sus instrucciones de llegada.
- Booking Source
- All
Permite reservar una secuencia a un canal. Los valores cubren
Direct,Booking.com,Expedia,Channel ManagereIcal Import. - Between Booking and Check in
- 3
La distancia mínima entre la reserva y la llegada. Es el campo que evita los duplicados. Se detalla más abajo.
- Property
- All visible in account
Hay que restringirlo en cuanto las instrucciones difieran de una vivienda a otra. Una acción única para todo el parque suele ser el punto de partida del mensaje genérico.
Pestaña Messaging · lo que envía la acción
SETTINGS > GUEST MANAGEMENT > AUTO ACTIONS > Messaging
- Trigger Action
- Auto
Manualprepara la acción sin ejecutarla. Útil para observar una secuencia nueva durante una semana antes de dejarla salir sola. - Subject
Sirve para el correo. En la mensajería de una plataforma, solo circula el cuerpo.
- Message Text
El cuerpo del mensaje. Los campos dinámicos son códigos entre corchetes, sustituidos en el momento del envío.
Los cuatro códigos usados aquí vienen de la página Template Variables, citada como fuente. Copiar un código de otra plataforma no falla: se muestra tal cual al huésped, corchetes incluidos.
El campo que evita los duplicados
Between Booking and Check in es el ajuste que las secuencias fallan más a menudo. Acota la distancia entre el momento de la reserva y la llegada.
Sin él, una reserva hecha dos días antes dispara el mismo día la confirmación, las instrucciones del día -3 ya sin objeto y el mensaje de la mañana. Con un valor de 3 en la acción del día -3, esa acción no sale. Una segunda acción reservada a las reservas tardías toma entonces el relevo con un mensaje único.
Es la traducción en Beds24 de una regla que vale en todas partes, descrita con la secuencia completa en las seis plantillas de mensajes.
Lo que una Auto Action no hace
Una Auto Action parte de una condición de reserva. Un mensaje entrante no lo es. Todo lo que llega después del envío se sale, por tanto, del mecanismo, aunque el ajuste sea limpio.
Conectar Sentioo por encima de Beds24
Beds24 sigue siendo la fuente de las viviendas, de las reservas y de los mensajes. La conexión pasa por un código de invitación, en dos pasos recogidos en cómo funciona.
Beds24Generar un token de API
Desde Sentioo, el enlace de conexión abre la página de generación con los permisos ya marcados. En Property Access, elija All owned or linked to account, y luego Generate invite code.
SentiooPegar el código
El código se pega una vez. Las viviendas y el historial de conversaciones suben después solos.
Usted decide hasta dónde llega Sentioo- CopiloteLa respuesta está redactada y le espera. Usted la revisa, la corrige si hace falta, y la envía.
- HybrideSentioo responde solo en sus franjas horarias y le deja el mando en las demás.
- AutopiloteLa respuesta sale sola. Lo que se sale del marco conocido sube hacia usted en lugar de inventarse.
Quién hace qué
| Auto Action de Beds24 | Mensaje adaptado | Respuesta al huésped | |
|---|---|---|---|
| Disparo | Condición de reserva | En la fecha prevista | Cuando el huésped escribe |
| Base del texto | Plantilla preparada de antemano | Su plantilla de origen | El hilo y las instrucciones de la vivienda |
| Relee el hilo | No | Sí | Sí |
| Papel de Beds24 | El mecanismo en sí | Fuente de los datos | Fuente de los datos |
| Fuera del marco conocido | Que se trate después | No procede | Sube hacia usted |
Una confirmación, unas instrucciones de llegada, un recordatorio de salida: las Auto Actions cubren ese terreno y bastan. Haga funcionar una acción limpiamente, y luego duplíquela. La necesidad cambia cuando los huéspedes responden mucho: ya no es entonces un problema de disparador sino de tratamiento de las respuestas.
Los ajustes que deciden el comportamiento real
After Booking, Before Check-in, Check-in, Check-out y After Check-out. No son intercambiables, ni siquiera cuando parecen llevar al mismo día. After Booking parte de un acontecimiento que solo ocurre una vez, el registro de la reserva, mientras que Before Check-in parte de una fecha que todavía puede moverse. En una reserva modificada después, una acción anclada en la llegada sigue el nuevo calendario. Una acción anclada en la reserva se queda donde estaba.-3 days antes de la llegada o +1 day después de la salida. Es esta pareja la que sustituye la noción de «día -3» de las secuencias escritas a mano. El fallo clásico consiste en cambiar la referencia sin cambiar el desfase: pasar de Before Check-in a After Check-out conservando -3 days produce una acción que sale tres días antes de la salida, lo que no corresponde a ninguna intención. Relea siempre los dos campos juntos.All not cancelled impide que una reserva cancelada siga recibiendo sus instrucciones de llegada. Es un defecto discreto: no produce ningún error, solo un mensaje enviado a alguien que no vendrá, a menudo con un código de acceso. Merece la pena hacer la comprobación en todas las acciones existentes y no solo en las nuevas, porque una secuencia montada antes de que se produjera la cancelación conserva el ajuste de origen.Direct, Booking.com, Expedia, Channel Manager e Ical Import. El uso más útil no es personalizar el tono canal por canal sino evitar duplicados: si una plataforma ya envía su propia confirmación, su acción puede excluirla y servir solo a la reserva directa. El segundo uso es el pago, cuyas modalidades difieren de un canal a otro, lo que hace que un texto único sea casi siempre falso en alguna parte.-3 days le impide salir para una reserva hecha dos días antes. El ajuste solo está completo con una segunda acción, reservada a las reservas tardías, que fusione confirmación e instrucciones en un envío único. Poner el límite sin crear esa segunda acción produce lo contrario del objetivo buscado: el huésped con prisa es el que recibe menos información.Manual prepara la acción sin ejecutarla. Es la única manera de ver qué haría una secuencia nueva sobre reservas reales antes de dejarla salir sola. Una semana basta en general para que aparezcan los dos defectos habituales: un envío que cae en el mal momento en una estancia corta, y un campo dinámico que no se resuelve. La pestaña Test sirve para el control puntual, mientras que Manual sirve para la observación en el tiempo.Message Text, incluido lo que parece un título. El asunto sigue siendo útil para usted, como referencia de orden en su propio buzón cuando recibe una copia del envío.
