Geplande berichten van Airbnb doen één ding goed: een tekst versturen op een voorzien moment. Hun grens zit niet verstopt in een submenu. Ze komt uit het mechanisme zelf: het bericht wordt bepaald voordat de situatie bestaat.
- Het ingebouwde kaderDe drie gedekte momenten en wat ze goed doen
- Het plafondVijf gevallen waarin planning alleen niet meer volstaat
- Bij verzendingDezelfde trigger, een ander niveau van aanpassing
De drie ingebouwde triggers van Airbnb
Airbnb noemt deze functie «geplande snelle antwoorden». In het helpcentrum worden drie ingebouwde momenten genoemd: de nieuwe boeking, de aankomst en het vertrek.
Elk moment dekt een eenvoudige stap. De nieuwe boeking bevestigt dat alles genoteerd is. De aankomst draagt het nuttigste bericht van de reeks: adres, uur, toegang, belangrijke instructie. Het vertrek herinnert aan het verlaten van de woning en aan wat op orde moet blijven.
Dat kader heeft echte kwaliteiten. Het zit in het platform ingebouwd. Het is stabiel en gratis. Het volstaat vaak als u binnen Airbnb blijft en als uw reeks zich tot die drie momenten beperkt. Variabelen helpen een tekst kort te houden, met één gedocumenteerd voorbehoud: een veld toont «Niet beschikbaar» wanneer de informatie niet in de advertentie staat. De verzendingen volgen de tijdzone van de woning, wat een deel van de planningsfouten voorkomt.
Voor de stapsgewijze instelling loopt de gids over automatische berichten van Airbnb de handelingen door. Voor de inhoud geven de zes berichtsjablonen een basis die u eerder moet inkorten dan verlengen.
Vijf situaties die de planning niet dekt
Een gepland bericht ligt klaar voor het bericht van de gast, voor het onverwachte en voor de eigenheid van de woning. Het is geen ontbrekende instelling. Het is de aard van een planning.
1. De gast schrijft buiten de reeks
Het meest voorkomende geval: de gast schrijft 's ochtends om een code te vragen of een vroegere aankomst te melden. Het later voorziene aankomstbericht gaat toch op het vastgelegde uur uit als niemand het tegenhoudt.
Het probleem is niet de tekst, het is het moment. Een vooraf vastgelegde reeks weet niet dat een vraag de prioriteit zojuist heeft verlegd.
2. De last-minuteboeking
Een boeking die 's ochtends wordt gemaakt voor een aankomst diezelfde avond drukt de reeks samen. Bevestiging, aankomst en vertrek kunnen bij een heel kort verblijf op dezelfde dag vallen. Airbnb documenteert dit punt met een optie getiteld «Versturen voor last-minuteboekingen en korte verblijven». Dat die optie bestaat, betekent dat het standaardgedrag niet alle gevallen dekt.
3. De ene woning is de andere niet
Een sjabloon kan velden invoegen. Het kan geen praktische eigenheid van het ene pand naar het andere meedragen als die eigenheid niet al in de tekst staat. Toch kunnen twee woningen uit hetzelfde bestand tegengestelde praktijken hebben: hier zelfstandig binnenkomen, daar sleutels van hand tot hand, in het ene gebouw een eigen parkeerplaats en in het andere straatparkeren. Ofwel veralgemeent u te veel, ofwel vermenigvuldigt u de varianten met de hand. In beide gevallen kost het onderhoud uiteindelijk meer dan het bericht.
4. De andere platforms vragen hun eigen instelling
Verhuurt u ook via Booking of Vrbo, dan bestaat hun gereedschap evengoed. Maar het scenario van Airbnb kopieert zichzelf niet: u moet de sjablonen opnieuw maken, de velden nakijken en elke reeks apart bijhouden. Dat is geen tekortkoming van Airbnb, het is het gevolg van een instelling die binnen één bepaald platform is gemaakt.
5. Er zijn geen voorwaarden
De klassieke wens is eenvoudig: een bericht halverwege het verblijf alleen versturen vanaf drie nachten. Zo werken de drie ingebouwde triggers niet. Ze koppelen een verzending niet aan een duur, niet aan een al ontvangen bericht en niet aan een geval per geval toegestane uitzondering. Dezelfde grens geldt voor een laat vertrek dat de dag ervoor is goedgekeurd of voor een vervroegde aankomst die afhangt van een schoonmaak die eerder klaar is. De planning weet dat een datum nadert. Ze kan geen situatie afwegen.
| Situatie | Wat de planning ermee doet | Wat u in de plaats doet |
|---|---|---|
| De gast schrijft voor het voorziene bericht | Het bericht gaat op het vaste uur uit, ook al heeft de vraag de prioriteit verlegd | Zelf overnemen of gereedschap het antwoord in het gesprek laten behandelen |
| Last-minuteboeking | De reeks drukt samen of verzendingen vallen weg, afhankelijk van de instelling | Het gedrag bij een kort verblijf nakijken en het scenario bijstellen |
| Verschil van woning tot woning | Dezelfde tekst moet uiteenlopende praktijken dekken | Eén bericht per woning, of anders een laag die haar eigen instructies leest |
| Andere platforms | Elk extranet houdt zijn eigen sjablonen en velden | Centraliseren in het PMS of gescheiden onderhoud aanvaarden |
| Voorwaardelijk bericht halverwege | Geen voorwaarde op duur en geen op recente context | Met ander gereedschap afvuren of handmatig versturen |
Wat Sentioo verandert op het moment van verzenden
Sentioo vervangt de trigger niet als u uw planning al hebt. Het komt tussen op het moment dat het bericht uitgaat, en daarna op het moment dat de gast antwoordt.
De planning neemt drie systeemberichten per boeking over: welkom, binnenkomen zo'n 24 uur voor aankomst en vertrek zo'n 24 uur voor het einde. Ze aanvaardt ook een vrij aantal eigen berichten per woning, van -30 tot +30 dagen rond de aankomst of het vertrek, met een tijdvenster en een activering per bericht.
Elk gepland bericht heeft twee modi. In strikt, de standaard in productie, gaat het sjabloon er woord voor woord uit. In herschreven wordt het ingevulde sjabloon bij verzending opnieuw geformuleerd in uw toon, met de instructies van de woning en de geschiedenis. Uw sjabloon blijft de maatgevende versie.
Het verschil merkt u vlak na de verzending. Antwoordt de gast, dan steunt het antwoord op zijn bericht, op de geschiedenis van het gesprek met de uitdrukkelijke opdracht zich niet te herhalen, op de status van de boeking, op de data, op de kennisbank van de woning die automatisch wordt opgebouwd en daarna met de gesprekken wordt aangevuld, en op de beschikbaarheden. Wat buiten het bekende kader valt, komt bij u terecht in plaats van verzonnen te worden.
Dezelfde planning, drie niveaus van uitbesteding- CopiloteSentioo maakt het concept van het bericht of het antwoord. U leest het na en verstuurt het.
- HybrideSentioo antwoordt alleen binnen uw tijdvensters en laat u daarbuiten de leiding.
- AutopiloteHet bericht gaat vanzelf uit. Wat buiten het bekende kader valt, komt met de nodige context bij u terecht.
Sentioo beweert nooit een mens te zijn. Vraagt de gast naar de identiteit, dan stelt het zich voor als de assistent van de woning. De details staan bij de functies en bij hoe het werkt.
Wanneer de ingebouwde planning volstaat
Dat mag duidelijk gezegd worden: de ingebouwde planning volstaat vaak. Eén of twee woningen, één platform, drie vaste berichten en weinig vragen buiten de reeks vormen een eenvoudig kader, waarin een extra laag weinig toevoegt. Het geldt ook wanneer de behoefte zich beperkt tot terugkerende herinneringen.
Het plafond duikt elders op: wanneer de tekst rekening zou moeten houden met wat net gezegd is, wanneer late boekingen frequent worden, wanneer de verschillen tussen woningen zich opstapelen of wanneer meerdere platforms hetzelfde onderhoud parallel vragen. De vraag is dan niet meer wanneer u verstuurt. Ze wordt wat u nu verstuurt, aan wie en in welke context.
