O Beds24 não fala de mensagens automáticas mas de Auto Actions: uma ação disparada quando uma reserva cumpre uma condição. Enviar uma mensagem é uma delas, ao lado do SMS, da fatura e do webhook.
Este artigo trata de
O ecrã, campo a campo
A partir de (SETTINGS) GUEST MANAGEMENT > AUTO ACTIONS, o botão Create New Action abre uma ação vazia. Configura-se em dois tempos: primeiro quando sai, depois o que faz. A interface está em inglês, mesmo numa conta em português. As etiquetas abaixo são portanto as do ecrã.
O ecrã real de uma Auto Action, com o separador Messaging selecionado. A barra de separadores mostra tudo o que uma Auto Action pode disparar além da mensagem: SMS, fatura, webhook. O wiki oficial do Beds24 não publica qualquer captura.
Captura publicada pela ChargeAutomation na sua documentação do Beds24Separador Trigger · quando sai a ação
SETTINGS > GUEST MANAGEMENT > AUTO ACTIONS > Trigger
- Trigger Event
- Before Check-in
O ponto de referência. Os outros valores são
After Booking,Check-in,Check-outeAfter Check-out. - Trigger Time
- -3 days
O desvio face a essa referência. É este par que substitui a noção de «dia -3».
- Time Window
O tempo durante o qual a ação continua elegível. Uma janela demasiado curta deixa escapar as reservas criadas de madrugada.
- Booking Status
- All not cancelled
A proteção mais útil do ecrã. Sem ela, uma reserva cancelada continua a receber as suas instruções de chegada.
- Booking Source
- All
Permite reservar uma sequência a um canal. Os valores cobrem
Direct,Booking.com,Expedia,Channel ManagereIcal Import. - Between Booking and Check in
- 3
A distância mínima entre a reserva e a chegada. É o campo que evita os duplicados. Detalha-se mais abaixo.
- Property
- All visible in account
É preciso restringi-lo assim que as instruções diferirem de um alojamento para outro. Uma ação única para todo o parque costuma ser o ponto de partida da mensagem genérica.
Separador Messaging · o que a ação envia
SETTINGS > GUEST MANAGEMENT > AUTO ACTIONS > Messaging
- Trigger Action
- Auto
Manualprepara a ação sem a executar. Útil para observar uma sequência nova durante uma semana antes de a deixar sair sozinha. - Subject
Serve para o correio eletrónico. Na mensagem de uma plataforma, só circula o corpo.
- Message Text
O corpo da mensagem. Os campos dinâmicos são códigos entre parênteses retos, substituídos no momento do envio.
Os quatro códigos usados aqui vêm da página Template Variables, citada como fonte. Copiar um código de outra plataforma não falha: mostra-se tal e qual ao hóspede, parênteses incluídos.
O campo que evita os duplicados
Between Booking and Check in é a definição que as sequências falham mais vezes. Delimita a distância entre o momento da reserva e a chegada.
Sem ela, uma reserva feita dois dias antes dispara no mesmo dia a confirmação, as instruções do dia -3 já sem objeto e a mensagem da manhã. Com um valor de 3 na ação do dia -3, essa ação não sai. Uma segunda ação reservada às reservas tardias assume então o comando com uma mensagem única.
É a tradução em Beds24 de uma regra que vale em todo o lado, descrita com a sequência completa em os seis modelos de mensagens.
O que uma Auto Action não faz
Uma Auto Action parte de uma condição de reserva. Uma mensagem recebida não é uma. Tudo o que chega depois do envio sai portanto do mecanismo, mesmo que a configuração esteja limpa.
Ligar a Sentioo por cima do Beds24
O Beds24 continua a ser a fonte dos alojamentos, das reservas e das mensagens. A ligação passa por um código de convite, em dois passos recolhidos em como funciona.
Beds24Gerar um token de API
A partir da Sentioo, o link de ligação abre a página de geração com as permissões já marcadas. Em Property Access, escolha All owned or linked to account, e depois Generate invite code.
SentiooColar o código
O código cola-se uma vez. Os alojamentos e o histórico de conversas sobem depois sozinhos.
O anfitrião decide até onde vai a Sentioo- CopiloteA resposta está redigida e espera por si. Revê-a, corrige-a se for preciso, e envia-a.
- HybrideA Sentioo responde apenas nas suas faixas horárias e deixa-lhe o comando nas restantes.
- AutopiloteA resposta sai sozinha. O que sai do quadro conhecido sobe para si em vez de ser inventado.
Quem faz o quê
| Auto Action do Beds24 | Mensagem adaptada | Resposta ao hóspede | |
|---|---|---|---|
| Disparo | Condição de reserva | Na data prevista | Quando o hóspede escreve |
| Base do texto | Modelo preparado de antemão | O seu modelo de origem | A conversa e as instruções do alojamento |
| Relê a conversa | Não | Sim | Sim |
| Papel do Beds24 | O mecanismo em si | Fonte dos dados | Fonte dos dados |
| Fora do quadro conhecido | A tratar depois | Não se aplica | Sobe para si |
Uma confirmação, umas instruções de chegada, um lembrete de saída: as Auto Actions cobrem esse terreno e chegam. Faça funcionar uma ação com limpeza, e depois duplique-a. A necessidade muda quando os hóspedes respondem muito: deixa de ser um problema de gatilho e passa a ser de tratamento das respostas.
As definições que decidem o comportamento real
After Booking, Before Check-in, Check-in, Check-out e After Check-out. Não são intercambiáveis, nem mesmo quando parecem levar ao mesmo dia. After Booking parte de um acontecimento que só ocorre uma vez, o registo da reserva, ao passo que Before Check-in parte de uma data que ainda se pode mexer. Numa reserva alterada depois, uma ação ancorada na chegada segue o novo calendário. Uma ação ancorada na reserva fica onde estava.-3 days antes da chegada ou +1 day depois da saída. É este par que substitui a noção de «dia -3» das sequências escritas à mão. A falha clássica consiste em mudar a referência sem mudar o desvio: passar de Before Check-in para After Check-out conservando -3 days produz uma ação que sai três dias antes da saída, o que não corresponde a nenhuma intenção. Releia sempre os dois campos juntos.All not cancelled impede que uma reserva cancelada continue a receber as suas instruções de chegada. É um defeito discreto: não produz qualquer erro, apenas uma mensagem enviada a alguém que não virá, muitas vezes com um código de acesso. Vale a pena fazer a verificação em todas as ações existentes e não apenas nas novas, porque uma sequência montada antes de o cancelamento acontecer conserva a definição de origem.Direct, Booking.com, Expedia, Channel Manager e Ical Import. O uso mais útil não é personalizar o tom canal a canal mas evitar duplicados: se uma plataforma já envia a sua própria confirmação, a sua ação pode excluí-la e servir apenas a reserva direta. O segundo uso é o pagamento, cujas modalidades diferem de um canal para outro, o que torna um texto único quase sempre falso nalgum ponto.-3 days impede-a de sair para uma reserva feita dois dias antes. A configuração só fica completa com uma segunda ação, reservada às reservas tardias, que funda confirmação e instruções num envio único. Pôr o limite sem criar essa segunda ação produz o contrário do objetivo procurado: o hóspede com pressa é o que recebe menos informação.Manual prepara a ação sem a executar. É a única maneira de ver o que uma sequência nova faria sobre reservas reais antes de a deixar sair sozinha. Uma semana chega em geral para que apareçam os dois defeitos habituais: um envio que cai no mau momento numa estadia curta, e um campo dinâmico que não se resolve. O separador Test serve para o controlo pontual, ao passo que Manual serve para a observação no tempo.Message Text, incluindo o que parece um título. O assunto continua útil para si, como referência de arrumação na sua própria caixa quando recebe uma cópia do envio.
