Sechs Nachrichten decken den ganzen Aufenthalt ab. Jede hat einen Zeitpunkt, eine Länge und eine Regel. Diese drei Vorgaben trennen eine Abfolge, die Fragen senkt, von einer Abfolge, die Benachrichtigungen hinzufügt.
| Nachricht | Versand | Länge | Was hineingehört |
|---|---|---|---|
| Bestätigung | Sofort | 50 bis 75 Wörter | Die Daten, die Ankündigung des Nächsten |
| Ankunftshinweise | Tag -3 | 100 bis 150 Wörter | Adresse, Zugang, Zeitfenster, WLAN |
| Der Code | Tag der Ankunft, morgens | 30 Wörter | Der Code, allein |
| Aufenthaltsmitte | +18 Stunden nach Ankunft | 25 bis 50 Wörter | Eine offene Frage |
| Vorabend der Abreise | Am Abend davor | 50 bis 100 Wörter | Die Uhrzeit, zwei oder drei Handgriffe |
| Bewertung | Tag +3 nach Abreise | 30 bis 60 Wörter | Nichts, was zweimal erbeten wird |
Die eckigen Klammern markieren die Platzhalter. Ersetzen Sie sie durch die Ihrer Plattform oder Ihrer Verwaltungssoftware.
Stille nach einer Buchung beunruhigt. Diese Nachricht dient nur dazu zu sagen, dass jemand da ist. Anzukündigen, wann die Angaben kommen, nimmt vorausschauenden Gästen das Nachhaken.
Die Nachricht, die zuerst Sorgfalt verdient. Es ist der einzige Moment des Aufenthalts, in dem der Gast aktiv Details sucht, und damit der einzige, in dem eine lange Nachricht ganz gelesen wird. Jede Zeile, die hier fehlt, kommt am Vorabend als Frage zurück.
Allein in seiner Nachricht, am Tag selbst gesendet. Ein drei Wochen vorher übermittelter Code liegt unter allen späteren Gesprächen begraben. Niemand scrollt vor einer verschlossenen Tür durch ein Gespräch: er schreibt.
Am Tag nach der Ankunft, nicht in der Mitte des Aufenthalts. Ein am ersten Tag gemeldetes Problem wird repariert, dasselbe Problem in der Bewertung entdeckt nicht mehr. Unter drei Nächten muss sie abgeschaltet werden: bei zwei Nächten fällt sie, während der Gast unterwegs ist.
Am Abend davor, nie am Morgen selbst: während die Koffer zugehen, wird eine Nachricht überflogen. Höchstens drei Handgriffe. Und ausdrücklich sagen, dass der Rest Sie nichts angeht. Eine Liste, die wie ein Putzplan wirkt, landet in der Bewertung.
Drei Tage später, nicht am Abreisetag: der Gast kommt heim, packt aus und denkt noch nicht an den Aufenthalt. Anzukündigen, dass Ihre Bewertung schon steht, macht aus der Bitte eine Gegenseitigkeit. Eine Erinnerung, nie zwei.
Die kurzfristige Buchung sprengt die Abfolge. Jemand bucht zwei Tage vor der Anreise: Bestätigung, Hinweise von Tag -3 und der Code am Morgen gehen am selben Tag raus. Vier Benachrichtigungen in wenigen Stunden, zwei davon widersprechen sich darüber, was der Gast später bekommt. Die Abwehr ist mechanisch. Unter drei Tagen zwischen Buchung und Ankunft fasst eine einzige Nachricht Bestätigung und Hinweise zusammen. Die übrigen geplanten Versendungen werden neutralisiert. Die meisten Werkzeuge bieten diesen Abstand als Auslösebedingung an: in Beds24 ist es das Feld Between Booking and Check in, ausführlich in der Einrichtung der Auto Actions.
Was zuerst wegmuss
- Die vollständige Hausordnung. Sie steht schon im Inserat. Kopiert drückt sie die nützliche Angabe unter die Sichtkante des Telefons.
- Die Ausstattungsliste. Der Gast hat mit dieser Liste vor Augen gebucht.
- Versprechen zur Erreichbarkeit. „Jederzeit erreichbar“ bindet nur, wenn die Organisation dahinter es trägt.
Die Schnittprobe: liefert der Satz eine jetzt erwartete Angabe, verlangt er eine Handlung oder verhindert er eine häufige Frage? Wenn nicht, fliegt er raus.
Wo die Vorlagen enden
Eine Vorlage geht zu ihrer Zeit mit einem vorgesehenen Text raus. Sie liest das Gespräch nicht nach. Sobald der Gast antwortet, hat die Abfolge nichts mehr anzubieten.
Die sechs Vorlagen lösen die Pünktlichkeit. Sie lösen nicht das Unvorhergesehene. Der Leitfaden zu den automatischen Nachrichten von Airbnb behandelt, was danach kommt, wenn das Gespräch weitergeht.
Jede Vorlage im Detail, Länge, Felder und Lesereihenfolge
[GUESTSFIRSTNAMES], Smoobu Namen in Kleinschreibung wie [firstGuestName]. Die Extranets der Plattformen haben ihre eigenen. Die auf dieser Seite verwendeten Klammern sind Schreibhilfen, keine Codes zum wörtlichen Kopieren. Die praktische Regel: den Text einmal schreiben und die Felder danach von Hand in dem Werkzeug ersetzen, das tatsächlich sendet.
