Un messaggio automatico esce a una data decisa in anticipo, con un testo deciso in anticipo. Molto efficace per ciò che non cambia. Senza effetto sul resto. Ecco le tre tappe, nell'ordine in cui si presentano.
- Programmare gli inviiCosa sanno fare Airbnb e Booking, più un modello pronto da copiare
- Il limite del testo unicoRipete quello che l'ospite sa già e ignora l'alloggio
- Adattare e rispondereCosa aggiunge Sentioo nel momento in cui il messaggio esce
Cosa Airbnb e Booking permettono già
Le due piattaforme offrono i propri messaggi automatici. Lei scrive un testo, lo associa a un momento della prenotazione, inserisce campi come il nome o le date, e il messaggio esce da solo.
La domanda non è quindi se si possa fare. Il problema reale è che la stessa sequenza va configurata su ogni piattaforma, separatamente, e poi mantenuta aggiornata su tutte. Da qui il riflesso di pilotare questi invii dal gestionale.
Il messaggio più utile della sequenza è quello della vigilia dell'arrivo. È corto per costruzione: un messaggio lungo è un messaggio che l'ospite smette di leggere. Ciò che non ha letto, lo chiederà di nuovo.
Altri cinque momenti completano la sequenza. Sono raccolti nei sei modelli da copiare, con ciò che conviene togliere loro.
Lo stesso testo per tutti finisce per infastidire
Tre limiti compaiono in quasi tutte le guide del settore:
- Nessun messaggio di metà soggiorno condizionato alla durata del soggiorno.
- Nessuna estensione naturale a piattaforme diverse da quella dove il messaggio è stato configurato.
- Poca personalizzazione da un alloggio all'altro.
Hanno la stessa radice: il testo si decide prima che la situazione esista. Non è un'impostazione che manca, è la natura del meccanismo. Un modello non sa che l'ospite ha già scritto la vigilia, che ha già ricevuto il codice o che arriva in treno e non gli importa nulla del parcheggio.
Adattare il messaggio prima dell'invio
Lei mantiene il controllo del calendario e del testo. Ciò che cambia è quello che accade nel secondo in cui il messaggio esce: o il suo modello esce così com'è, oppure Sentioo lo riformula conservando il suo tono, la cronologia della conversazione e la base di conoscenza dell'alloggio.
Ecco lo stesso messaggio, per un ospite che ha scritto la vigilia per annunciare il suo arrivo in treno e che ha già ricevuto il codice.
Modello inviato così com'è
Buongiorno Julien, siamo molto contenti di accoglierla domani nell'appartamento. L'ingresso è autonomo dalle 17. Ecco il codice della cassetta delle chiavi: 4826. Se arriva in auto, può parcheggiare nel posteggio dietro l'edificio. Le chiediamo di confermarci l'ora di arrivo.
Saluta di nuovo, ridà un codice già trasmesso, parla di parcheggio a chi arriva in treno e richiede un'ora già annunciata.
Riformulato da Sentioo
L'appartamento è pronto dalle 17, quindi il suo arrivo alle 20 non è un problema. Il codice inviato ieri in questa conversazione resta valido. Se il treno è in ritardo, me lo scriva qui.
Stesso innesco, stessa scadenza, stesso modello di partenza. Il messaggio prosegue la conversazione invece di ricominciarla.
Il suo modello resta la versione di riferimento. Esce così com'è se preferisce, e fa da base quando lascia che Sentioo lo adatti. La scelta si imposta messaggio per messaggio.
Il calendario segue la stessa logica: ai tre messaggi di sistema per prenotazione si aggiungono messaggi personalizzati per alloggio, senza limite di numero, collocati fino a trenta giorni prima o dopo la data di arrivo o di partenza.
Collegato al suo gestionale
Dopo l'invio, la gestione delle risposte
È la tappa che le guide sul tema saltano quasi sempre: si fermano all'invio. Eppure un messaggio inviato bene chiede spesso una risposta, sull'arrivo, sull'accesso, sul wifi, sul parcheggio o su una partenza tardiva.
Decide lei fin dove arriva Sentioo- CopiloteLa risposta è scritta e la aspetta. Lei la rilegge, la corregge se serve, e la invia.
- HybrideSentioo risponde da solo nelle fasce orarie che indica lei e le lascia la mano nelle altre.
- AutopiloteLa risposta esce da sola. Ciò che esce dal quadro noto sale verso di lei invece di essere inventato.
Non tutto si risolve con un testo. Appena serve un intervento sul posto o una valutazione che spetta a lei, la mano deve tornare a lei. La domanda giusta non è solo quali messaggi inviare e quando. È anche chi si occupa della risposta successiva.
Messaggio fisso, messaggio adattato, risposta
| Messaggio fisso | Messaggio adattato | Risposta all'ospite | |
|---|---|---|---|
| Quando esce | Alla data prevista | Alla stessa data | Quando l'ospite scrive |
| Base del messaggio | Il suo testo approvato | Il suo modello di partenza | La conversazione e le sue istruzioni |
| Tiene conto della conversazione | No | Sì | Sì |
| Istruzioni dell'alloggio | Solo se scritte nel modello | Lette all'invio | Lette alla risposta |
| Più piattaforme | Va configurata ciascuna | Una volta sola | Una volta sola |
| Ciò che esce dal quadro | Non pertinente | Non pertinente | Sale verso di lei |
Come scegliere
Uno o due alloggi, una sola piattaforma, un testo stabile: gli strumenti di Airbnb bastano. Lei resta dentro la piattaforma e non aggiunge né strumento né regola.
Più piattaforme o una sequenza che cambia spesso: il gestionale diventa il posto giusto per pilotare, invece di ripetere le stesse impostazioni in ogni extranet. La configurazione in Beds24 ne dà un esempio completo.
Quando la domanda non è più quando inviare ma chi risponde dopo: questo è un altro terreno. Non lo decide il numero di alloggi, lo decide il volume di domande imprevedibili. Un solo immobile molto richiesto costa a volte più tempo di cinque immobili tranquilli.
