Gerir vários alojamentos Airbnb: o dia que emperra

Um segundo alojamento não duplica o trabalho. Cria uma coisa que antes não existia: dias em que duas coisas caem ao mesmo tempo. É essa coincidência que custa. E mede-se.

1. A medidaEm que se torna a coincidência de um a três alojamentos
2. O atrasoAs 3 horas de sincronização e o bloqueio que não viaja
3. A ordemO que se escreve uma vez, e o que se refaz em cada casa

#O que o segundo alojamento acrescenta mesmo

O reflexo é contar casas. A unidade certa é o movimento: uma chegada ou uma partida. Uma partida ao meio-dia e uma chegada ao fim da tarde no mesmo dia custam duas intervenções, não uma. Também não se resolvem com a mesma pessoa.

Num parque real de três alojamentos de um mesmo anfitrião, seguido durante nove meses na nossa base, eis quantos dias têm pelo menos dois movimentos.

A primeira barra é uma média: em separado, os três alojamentos dão 13, 19 e 28 dias. Um anúncio sozinho já conhece dias carregados, uma vez que uma partida e uma chegada podem cair juntas. O que a segunda casa acrescenta são os dias em que a sobreposição já não é absorvida por uma só pessoa num só sítio.

#O dia em que tudo cai junto

Na mesma janela, 31 dias têm duas chegadas ou mais e dois dias têm três. Trinta e dois dias têm três movimentos ou mais. O pico do período está em cinco movimentos no mesmo dia. Por fim, 60 das 154 chegadas são precedidas de uma partida no mesmo dia no mesmo anúncio.

É esta última linha que decide todo o resto. Uma reposição entre duas estadias não tem margem: o atraso da limpeza torna-se atraso da chegada. O atraso da chegada torna-se uma mensagem às 18 horas que alguém tem de ler.

#O calendário com três horas de atraso

Um parque raramente vive numa só plataforma. Os calendários sincronizam-se então em formato iCalendar e o centro de ajuda dá o número: o seu calendário Airbnb é atualizado automaticamente de 3 em 3 horas a partir das outras plataformas associadas.

Três horas não são quase nada numa estadia de verão reservada com seis meses de antecedência. São muitíssimo numa noite vendida no próprio dia, onde dois hóspedes podem reservar o mesmo quarto dentro do intervalo.

A Airbnb propõe além disso conjuntos de regras, que levam descontos de preço, condições de disponibilidade e promoções, aplicáveis a uma data do calendário de um anúncio ou a várias datas do multicalendário. Uma vez aplicado a um anúncio, um conjunto de regras substitui todas as definições de preço e de disponibilidade existentes para as datas selecionadas. É uma alavanca real sobre a tarifação de um parque. Não toca nas mensagens.

#O que a taxa de resposta conta

A métrica visível nos seus anúncios mede uma coisa precisa: a percentagem de novos pedidos de informação e de reserva a que respondeu em menos de 24 horas nos últimos 30 dias. O tempo de resposta é a média do tempo que demorou a responder a todas as mensagens novas do mesmo período. Ambos aparecem no fim de cada um dos seus anúncios.

A consequência num parque é direta. Um dia de cinco movimentos não consome apenas tempo: cai enquanto chegam pedidos novos nos outros anúncios, cada um com a sua janela de 24 horas já a correr. O que ameaça o número publicado não é o volume mensal de mensagens, é o dia em que a atenção está noutro lado. A curva horária das mensagens dos hóspedes está nas perguntas frequentes dos hóspedes.

#A ordem que aguenta quando o parque cresce

Três alojamentos não pedem três vezes o trabalho de um. Pedem que o que é comum seja escrito uma vez, e que o que é próprio de cada casa fique no mesmo sítio para todas.

1. Separar o comum do que é próprio da casa

   As condições de cancelamento, o tom das respostas e a política de chegada antecipada são comuns. O gesto exato que abre a porta, o código da caixa de chaves e a localização do contador são próprios. O primeiro grupo escreve-se uma vez. O segundo preenche-se em cada anúncio novo, senão faltará na noite em que servir.

2. Repetir cada bloqueio manual em todos os calendários

   Uma reserva viaja sozinha. Um bloqueio colocado à mão pode não viajar. Limpeza a fundo, obras, estadia de família: cada bloqueio manual vai em todos os calendários dessa casa, no dia em que se decide, não na véspera da estadia.

3. Ler a semana em movimentos e não em reservas

   Uma semana com quatro reservas pode ser calma e uma com três pode ser ingerível. O que conta são as chegadas e as partidas por dia. Os dias de três movimentos veem-se com uma semana de antecedência, e é o único momento em que ainda se reorganizam.

4. Decidir quem responde nesses dias

   No dia em que duas chegadas caem juntas, ninguém pode estar no terreno e nas mensagens ao mesmo tempo. Ou uma segunda pessoa segura as mensagens, ou as respostas repetitivas saem sem si. Essa escolha faz-se antes do dia em questão, nunca durante.

#Quanto custa aguentar a coincidência

Três opções cobrem esses dias, com três bases de faturação diferentes. O cálculo parte de três alojamentos com 1 500 € de rendas recebidas cada um no mês.

Os três não fazem o mesmo trabalho. Uma empresa de gestão manda alguém repor a casa, uma ferramenta não. A pergunta útil não é saber qual é a mais barata, mas o que resta fazer depois de pago um dia de cinco movimentos. O detalhe dos perímetros está em o que cobre um preço de gestão.

Três formas de segurar as mensagens de um parque

• CopiloteA resposta está preparada e espera por si. Relê, corrige, envia. Útil enquanto as suas instruções por alojamento ainda se mexem.
• HybrideAs respostas saem sozinhas nas suas faixas horárias. O comando volta a si fora delas, sobretudo nos dias de forte coincidência.
• AutopiloteA resposta sai sozinha. O que sai do quadro conhecido volta a si em vez de ser inventado, alojamento a alojamento.